Jak zorganizować imprezę na Weekend Polska na Rowery

W weekend 6-8 czerwca w całym kraju odbędą się małe i duże imprezy rowerowe. To Weekend Polska na Rowery! Dla tych, którzy dopiero zaczynają organizowanie rajdu, przejażdżki czy wyścigu, przygotowaliśmy listę spraw o których warto pamiętać.

WIĘCEJ O WEEKENDZIE POLSKA NA ROWERY

NIE MASZ POMYSŁU NA IMPREZĘ? NO TO JUŻ MASZ

Patronatem obejmiemy wszystko, co jest imprezą promującą rower. Zachęcamy was do robienia małych imprez dla rodziny, znajomych, sąsiadów. Jeśli jednak chcecie zrobić coś większego - polecamy nasz poradnik. Niech was nie przeraża liczba punktów. Tak naprawdę organizacja imprezy jest tylko trochę trudniejsza od skrzyknięcia kumpli na weekendową wycieczkę.

1. Stwórzcie zespół

Jak powiedział mi organizator największych mas krytycznych w Polsce, imprezę tego typu może zorganizować jedna osoba. Niemniej warto robić ją z przyjaciółmi. Pomogą oni nie tylko w organizacji przedsięwzięcia, ale również mogą być inspirujący na etapie jego planowania. Co ważne, nie musicie stanowić żadnej formalnej grupy. Jeśli już będziecie mieć zespół, pamiętajcie o dokładnym dzieleniu się funkcjami - Jasiek odpowiada za pismo do gminy, Kasia za druk ulotek, a Wojtek za załatwienie pączków z lokalnej cukierni.

2. Co i dla kogo?

Kiedy już znajdziecie osoby do współpracy (lub kiedy uznacie, że wolicie robić imprezę w samotności), spróbujcie dobrze zastanowić się, jaka to miałaby być impreza. Kilka inspiracji znajdziecie na stronie polskanarowery.pl. Jednak zamiast zaczynać od pomysłu, warto ustalić, do kogo chcecie kierować swoją imprezę i co chcecie dzięki niej przekazać (oczywiście poza promocją ruchu rowerowego). Zastanówcie się, co jest największą barierą dla rozwoju ruchu rowerowego w waszym mieście (poza brakiem ścieżek rowerowych). Jaka grupa korzysta z rowerów rzadziej, niż by mogła i dlaczego? Możecie kierować swój przekaz do rodziców dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym (i zorganizować na przykład dziecięcą masę krytyczną, by pokazać, że dzieci też mają prawo i możliwość uczestniczenia w ruchu ulicznym). Możecie za pomocą rajdu tweedowego zachęcać do jazdy rowerem menadżerów średniego szczebla. Możecie zwrócić się do osób starszych, obawiających się jazdy w ruchu ulicznym (i zorganizować przejazd połączony z wskazówkami dotyczącymi bezpieczeństwa). Możecie oczywiście zrobić zwykłą niezobowiązującą przejażdżkę do lasu dla siebie i kilku kumpli. Wówczas spokojnie przejdźcie do punktu 10.

3. Zaplanujcie skalę wydarzenia

Od tego zależy nie tylko liczba osób potrzebnych do realizacji (jak już powiedziałem, podobno jedna osoba też da sobie radę), ale również kanały promocji i kwestie formalno-prawne. Jeśli jest to wasze pierwsza impreza rowerowa, zróbcie ją kameralnie - rowerowa gra miejska dla znajomych i ich znajomych, albo rowerowy piknik nad rzeką. Jeśli wam się spodoba (a przede wszystkim, jeśli spodoba się uczestnikom) zaczniecie zwiększać skalę i ani się obejrzycie, a to wy będziecie organizatorem największej masy krytycznej w kraju.

4. Wybierzcie lokalizację

To wyjątkowo proste. Jeśli już wiecie, jaką imprezę chcecie zrobić, na pewno - znając waszą okolicę - znajdziecie najlepsze miejsce. Wiadomo, że paradę rowerowego szyku najlepiej zorganizować na jakiejś reprezentacyjnej alei, dziecięcą masę - w parku, a wyścigi z bagażem na dużym opuszczonym placu. Co ważne - nie sugerujcie się miejscami, w których w Waszej okolicy z reguły są organizowane imprezy. Wy nie robicie zwykłej imprezy, tylko imprezę rowerową.

5. Formalności

Jeżeli organizujecie imprezę dla mniej niż 15 osób to bez względu na to, czy będą one stać w miejscu czy jechać, nie potrzebujecie żadnego formalnego pozwolenia. Właściwie pozwolenia nie potrzebujecie też, gdy w imprezie bierze udział więcej osób, ale uczestnicy podzieleni są na piętnastoosobowe grupy oddalone od siebie o co najmniej kilkadziesiąt metrów. Podobnie pozwolenia nie będzie potrzebował wyścig, jeśli odbywa się w normalnym ruchu drogowym i zawodnicy jadą pojedynczo lub w małych grupach (a na starcie i mecie nie wita ich tłum większy niż 15 osób).

Jeśli jednak planujecie duże zgromadzenie lub masowy przejazd, formalności muszą się pojawić. Pierwsze zastrzeżenie - nie planujcie imprezy na więcej niż 1000 osób. Powyżej tej granicy, wpadacie w przepisy o imprezach masowych. Wówczas trzeba zapewnić własną ochronę, sanitariaty, służby medyczne, zabezpieczenie przeciwpożarowe i masa innych zbędnych rzeczy, których nie ma na imprezie poniżej 1000 ludzi.

Organizujecie więc imprezę, na która przyjdzie więcej niż 15 osób ale mniej niż 1000. Co wtedy? Jeśli jest to - powiedzmy - piknik w parku lub jeżdżenie w kółko po zamkniętym dla ruchu zmotoryzowanego placu - wystarczy zgłosić w urzędzie miasta zgromadzenie publiczne. Należy zrobić to najpóźniej 3 dni przed wydarzeniem (czyli, jeśli chcecie zrobić imprezę podczas wielkiego rowerowego weekendu 9 czerwca, macie czas do 6 czerwca).
Trochę trudniej jest, gdy chcecie zorganizować przejazd większej grupy przez miasto.

Jeszcze trudniej jest zamknąć ulicę na czas imprezy. Wymaga to często wykonania planu czasowej organizacji ruchu (plan ustawienia znaków zamykających ulice i wytyczających objazd) kosztujący około 1500zł, na podkładach geodezyjnych (kosztujących kilkaset złotych). Do tego należy dokupić znaki i bariery, by plan samodzielnie wprowadzić w życie (kolejne kilka tysięcy). Koszty i formalności, jak widać, przekraczają możliwości grupki niekomercyjnych zapaleńców. Chyba że...

No właśnie. Od każdej reguły są wyjątki. Doświadczeni organizatorzy dużych imprez rowerowych zwracają uwagę, że w wielu polskich gminach dobre efekty przynosi współpraca z burmistrzem. Jeśli organizatorzy na samym początku udadzą się do burmistrza i poproszą go o patronat, a potem ewentualnie do komendanta policji i zaproponują stoisko policji przy okazji imprezy, wiele rzeczy staje się prostszych. Wówczas być może nawet zamknięcie ulicy stanie się proste i bezkosztowe. Wszystko jest kwestią siły argumentów, dobrych kontaktów i pozytywnej energii.

7. Wypromujcie wydarzenie

Promocja zależy od skali, adresata i rodzaju wydarzenia. Nie zawsze trzeba drukować plakaty i ulotki, czasem wystarczy mailing wśród znajomych bądź akcja na portalu społecznościowym. Planujcie swoją promocję z pewnym wyprzedzeniem (i uderzcie powtórnie na 2-3 dni przed imprezą). Zastanówcie się, jak najlepiej dotrzeć do osób, które chcielibyście widzieć na wydarzeniu. Jeśli są to rodzice dzieci z pobliskiego przedszkola, porozmawiajcie z każdym z nich i wytłumaczcie o co wam chodzi. Nigdy nie wątpcie w siłę sieci znajomych. Zachęconych zachęcajcie do przekazywania informacji dalej. Nie zapomnijcie wysłać nam informacji o imprezie - obejmiemy ją patronatem serwisu Polska na Rowery i wypromujemy.

8. Trudne drobiazgi

Jeśli wasza impreza nie jest kilkunastoosobowym rajdem znajomych warto, abyście pamiętali o różnych drobiazgach, które mogą ułatwić życie Wam i uczestnikom imprezy. Jeśli spotykacie się w dużym parku, oznakujcie przy wejściach drogę do miejsca spotkania. Zadbajcie o jakiś sposób, który umożliwi uczestnikom rozpoznanie w was organizatorów (koszulki, chorągiewki, identyfikatory, głupie czapki?). Jeśli robicie wyścig, nawet jeśli jest on poprowadzony po krótkim odcinku polnej drogi, przygotujcie oświadczenia, w których uczestnicy informują, że są pełnoletni, mają wiedzę o ruchu drogowym, znają warunki, w jakich rozgrywany jest wyścig i nie będą mieli roszczeń do organizatorów w przypadku kolizji. Oczywiście wszystkie te rzeczy należy stosować z umiarem i adekwatnie do skali i rodzaju wydarzenia.

9. Sedno

Mam nadzieję, że nie zapomnieliście, na czym ma polegać impreza, którą organizujecie? Bo teraz przyszedł czas na ostateczną realizację. Jeśli ma to być tweed run - biegnijcie do wypożyczalni strojów z XIX wieku. Jeśli wyścig dookoła pączka - stawajcie w kolejce po słodycze i organizujcie osoby, które będą wydawały pączki. Jeśli zawody rowerów bagażowych - zacznijcie zbierać stare opony i worki z piaskiem. Tu już wam nie pomożemy - jedynym ograniczeniem jest wasza wyobraźnia i wytrzymałość waszych rowerów.

10. Bawcie się dobrze

Zarówno podczas organizacji, jak i podczas imprezy. Pamiętajcie, że robicie to przede wszystkim dla przyjemności.

11. Dajcie nam znać

Znowu? Tak - jak już się wszystko skończy - dajcie nam znać. Wyślijcie relacje tekstową, zdjęcia albo filmy. Najciekawsze zamieścimy na serwisie polskanarowery.pl. Niech wasza impreza będzie inspiracją dla innych.

Konrad Olgierd Muter, współpraca Rafał Muszczynko